Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados en el marco de los servicios propios de Renata Spagnolo Consulting es:

• Nombre: Renata Fabiola Spagnolo
• NIF/NIE: Y8677691N
• Domicilio: Calle Virgen del Pilar 45, 35012 Las Palmas de Gran Canaria, Las Palmas, España
• Correo electrónico: renata@renataspagnolo.com

Renata Spagnolo Consulting es una actividad profesional orientada a la consultoría estratégica, diseño de soluciones, automatización de procesos, implementación de herramientas tecnológicas y servicios relacionados con la inteligencia artificial y la transformación de procesos empresariales.

2. Ámbito de esta Política de Privacidad

La presente Política de Privacidad establece las condiciones aplicables al tratamiento de datos personales realizado por Renata Spagnolo Consulting a través de su sitio web, sus canales de comunicación y los servicios profesionales que presta.

Los tratamientos concretos dependerán de la naturaleza del servicio contratado y de la relación existente con cada persona o entidad.

Renata Spagnolo Consulting podrá actuar:

• como responsable del tratamiento, cuando determine los fines y medios del tratamiento de los datos para sus propios servicios, gestión empresarial, comunicaciones o relaciones con clientes y potenciales clientes; o
• como encargada del tratamiento, cuando procese datos personales por cuenta de un cliente y siguiendo sus instrucciones para la prestación de un servicio contratado.

La condición de responsable o encargado se determinará en función de la naturaleza efectiva del tratamiento y no únicamente de la denominación utilizada por las partes.

Cuando Renata Spagnolo Consulting actúe como encargada del tratamiento, las condiciones específicas de dicho tratamiento se establecerán mediante el correspondiente contrato o acuerdo de encargo de tratamiento con el cliente.

3. Principios aplicables al tratamiento

Renata Spagnolo Consulting tratará los datos personales de acuerdo con los principios establecidos por la normativa aplicable, incluyendo:

• licitud, lealtad y transparencia;
• limitación de la finalidad;
• minimización de datos;
• exactitud;
• limitación del plazo de conservación;
• integridad y confidencialidad;
• y responsabilidad proactiva.

Los datos serán tratados únicamente para finalidades determinadas, explícitas y legítimas y en la medida necesaria para prestar los servicios correspondientes.

En los servicios que incorporen inteligencia artificial, se prestará especial atención a la calidad, exactitud y minimización de los datos utilizados.

4. Datos personales que pueden tratarse

Dependiendo de la relación con Renata Spagnolo Consulting y del servicio contratado, podrán tratarse diferentes categorías de datos, entre ellas:

Datos identificativos y de contacto

• nombre y apellidos;
• dirección postal;
• correo electrónico;
• número de teléfono;
• datos profesionales;
• cargo o función profesional.

Datos relativos a la relación profesional o comercial

• información sobre la empresa o actividad profesional;
• información necesaria para elaborar presupuestos, propuestas o contratos;
• comunicaciones mantenidas con Renata Spagnolo Consulting;
• información relacionada con los servicios contratados.

Datos incluidos en documentos proporcionados por clientes

Cuando el servicio contratado lo requiera, podrán procesarse datos personales incluidos en documentos proporcionados por el cliente, como facturas, documentos administrativos, comerciales o empresariales.

La naturaleza y extensión de estos datos dependerá de los documentos que el propio cliente decida proporcionar para la prestación del servicio.

Renata Spagnolo Consulting no solicita deliberadamente categorías especiales de datos personales para sus servicios de automatización de facturas. El cliente deberá evitar introducir en los sistemas destinados al servicio datos que no sean necesarios para la finalidad contratada.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades, cuando resulten aplicables:

1. Gestionar las solicitudes de información realizadas por los usuarios.
2. Mantener comunicaciones profesionales y comerciales.
3. Elaborar presupuestos, propuestas y ofertas de servicios.
4. Formalizar y gestionar relaciones contractuales.
5. Prestar los servicios contratados.
6. Gestionar la facturación, cobros y obligaciones administrativas, fiscales y legales.
7. Diseñar, configurar, implementar y mantener soluciones tecnológicas o automatizaciones contratadas.
8. Analizar, estructurar y procesar información necesaria para la prestación de determinados servicios.
9. Gestionar incidencias, soporte y mantenimiento.
10. Cumplir las obligaciones legales aplicables.
11. Proteger los sistemas, servicios e información frente a usos indebidos o incidentes de seguridad.
12. Mejorar y mantener el funcionamiento de los servicios propios.

No se utilizarán los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron obtenidos.

6. Bases jurídicas

Las bases jurídicas aplicables dependerán del tratamiento concreto.

Podrán incluir:

Ejecución de un contrato

Cuando el tratamiento sea necesario para preparar, celebrar o ejecutar un contrato o prestar el servicio solicitado.

Cumplimiento de obligaciones legales

Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales aplicables a Renata Spagnolo Consulting.

Interés legítimo

Cuando exista un interés legítimo de Renata Spagnolo Consulting y el tratamiento sea necesario y proporcionado, respetando los derechos y libertades de las personas afectadas.

Consentimiento

Cuando la normativa exija consentimiento para un tratamiento determinado, este será solicitado de manera específica y diferenciada.

La mera información sobre un tratamiento no equivale al consentimiento cuando este sea legalmente necesario.

7. Servicios de consultoría, estrategia y diseño de soluciones

Renata Spagnolo Consulting puede prestar servicios de consultoría estratégica, análisis de procesos, diseño de soluciones, transformación digital, automatización, inteligencia artificial, implementación tecnológica y otros servicios profesionales relacionados.

El tratamiento de datos necesario para estos servicios dependerá de las características concretas de cada proyecto.

Cuando Renata Spagnolo Consulting reciba datos personales de un cliente para utilizarlos exclusivamente siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio contratado, se aplicará el régimen correspondiente al encargado del tratamiento, cuando así resulte jurídicamente aplicable.

En estos casos, el cliente continuará determinando las finalidades para las que utiliza los datos y deberá proporcionar las instrucciones correspondientes.

8. Automatización y procesamiento de documentos

Determinados servicios pueden incorporar sistemas de automatización destinados a procesar documentos y extraer información estructurada.

Un ejemplo de estos servicios es la automatización de facturas.

En este servicio, el cliente determina qué documentos introduce en la carpeta destinada al procesamiento.

El funcionamiento puede comprender, según la configuración concreta del servicio:

1. El cliente deposita determinados documentos en una carpeta de Google Drive destinada al procesamiento.
2. La automatización accede al documento de acuerdo con la configuración y autorización establecidas.
3. El documento puede ser descargado temporalmente para su procesamiento.
4. Se utilizan herramientas de automatización e inteligencia artificial para analizar el documento y extraer la información necesaria.
5. La información obtenida puede ser estructurada y registrada en una hoja de cálculo.
6. El documento original puede ser trasladado a una carpeta destinada a documentos procesados dentro del entorno de almacenamiento del cliente.

El servicio se limita a los documentos que el cliente decide introducir en el flujo de procesamiento.

Cuando estos documentos contienen datos personales de terceros, Renata Spagnolo Consulting los tratará por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones, cuando corresponda jurídicamente la condición de encargado del tratamiento.

Las condiciones específicas de este tratamiento deberán quedar recogidas en el correspondiente contrato de prestación de servicios y, cuando proceda, en el contrato de encargo de tratamiento.

9. Uso de inteligencia artificial

Renata Spagnolo Consulting puede utilizar herramientas de inteligencia artificial como parte de determinados servicios profesionales y automatizaciones.

Estas herramientas pueden utilizarse, entre otras finalidades, para:

• analizar documentos;
• extraer información;
• clasificar o estructurar contenidos;
• transformar información en formatos estructurados;
• asistir en determinados procesos;
• automatizar tareas repetitivas;
• y facilitar la prestación de los servicios contratados.

La inteligencia artificial se utiliza como herramienta de apoyo dentro del servicio y no implica necesariamente la adopción de decisiones automatizadas sobre personas físicas.

En particular, en el servicio de automatización de facturas descrito en esta Política, la IA se utiliza para analizar el contenido de documentos y extraer información, y no para adoptar decisiones sobre las personas incluidas en dichos documentos.

Los sistemas de inteligencia artificial pueden producir resultados incorrectos, incompletos, inconsistentes o imprecisos.

Por ello, los resultados generados automáticamente no deben considerarse por sí mismos información definitiva y deberán ser revisados y validados por el cliente antes de ser utilizados para finalidades contables, fiscales, financieras, administrativas, laborales o de cualquier otra naturaleza que requieran exactitud.

Las condiciones concretas sobre validación, supervisión y responsabilidad por la utilización de resultados generados mediante IA se establecerán, cuando corresponda, en el contrato del servicio.

10. Herramientas y proveedores tecnológicos

Para prestar determinados servicios, Renata Spagnolo Consulting puede utilizar proveedores tecnológicos especializados.

Dependiendo del servicio contratado, pueden intervenir:

Google Drive y Google Sheets

Pueden utilizarse servicios de Google para almacenar, recibir, organizar y registrar información relacionada con determinados procesos.

En los servicios de automatización que requieren acceso a Google Drive, el acceso se limita a las operaciones necesarias para ejecutar el servicio configurado y autorizado.

En particular, el servicio puede acceder a documentos que el cliente haya puesto expresamente a disposición del flujo de automatización.

La información obtenida de Google Drive no se utilizará para finalidades ajenas a la prestación del servicio correspondiente.

Cuando Google APIs sean utilizadas, el acceso y tratamiento de la información de Google se realizará conforme a las finalidades y permisos necesarios para ejecutar el servicio.

n8n

Puede utilizarse n8n como plataforma de automatización para conectar servicios, ejecutar flujos de trabajo y procesar información de acuerdo con la configuración del servicio.

OpenAI

Determinados servicios pueden utilizar servicios de OpenAI para realizar tareas de análisis mediante modelos de inteligencia artificial.

Cuando los datos de un cliente sean procesados mediante la API de OpenAI dentro de un servicio contratado, dicho tratamiento se realizará para prestar el servicio correspondiente.

OpenAI establece actualmente para sus servicios empresariales y API que, por defecto, las entradas y salidas no se utilizan para entrenar sus modelos, salvo que el cliente opte expresamente por compartir datos para ese fin.

OpenAI dispone asimismo de un acuerdo de tratamiento de datos aplicable a sus servicios, en el que contempla su actuación como encargado respecto de determinados datos procesados por cuenta de sus clientes.

La utilización de proveedores tecnológicos podrá estar sujeta a sus propias condiciones y políticas de privacidad.

11. Acceso a datos de Google

En determinados servicios, Renata Spagnolo Consulting puede solicitar autorización para acceder a determinados recursos de Google del cliente, como Google Drive o Google Sheets.

El acceso se realiza mediante los mecanismos de autorización de Google y únicamente para ejecutar las funciones necesarias del servicio contratado.

Los permisos solicitados dependerán de las funcionalidades necesarias para cada servicio.

Renata Spagnolo Consulting no utilizará los datos obtenidos mediante las APIs de Google para finalidades incompatibles con las descritas en esta Política de Privacidad.

En particular, los datos de Google podrán ser utilizados para:

• localizar los documentos necesarios para ejecutar una automatización;
• leer o descargar los documentos que deban procesarse;
• organizar o trasladar documentos dentro del entorno autorizado;
• registrar información obtenida durante el procesamiento en las hojas de cálculo correspondientes;
• y ejecutar las operaciones necesarias para prestar el servicio contratado.

Los datos obtenidos mediante Google APIs no se utilizarán para publicidad, venta de información, creación de perfiles comerciales de los usuarios ni finalidades ajenas a la prestación del servicio.

12. Destinatarios y proveedores

Los datos personales podrán ser tratados por proveedores tecnológicos y profesionales que intervengan en la prestación de los servicios, siempre que resulte necesario y exista una base jurídica adecuada.

Entre las categorías de proveedores pueden encontrarse:

• proveedores de almacenamiento y servicios cloud;
• plataformas de automatización;
• proveedores de inteligencia artificial;
• proveedores de herramientas de productividad;
• proveedores de alojamiento y servicios web;
• servicios profesionales necesarios para la gestión de la actividad.

Cuando estos proveedores actúen como encargados o subencargados del tratamiento, se adoptarán las garantías contractuales correspondientes de acuerdo con la normativa aplicable.

Los proveedores solo deberán acceder a la información necesaria para prestar los servicios correspondientes.

13. Transferencias internacionales

Determinados proveedores tecnológicos utilizados por Renata Spagnolo Consulting pueden realizar tratamientos o utilizar infraestructuras situadas fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos personales, estas se realizarán de acuerdo con los mecanismos previstos por la normativa aplicable, incluyendo, cuando corresponda, decisiones de adecuación, garantías adecuadas o mecanismos contractuales reconocidos por la legislación de protección de datos.

Renata Spagnolo Consulting procurará utilizar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas para los tratamientos realizados.

14. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y, posteriormente, durante los períodos necesarios para atender posibles responsabilidades legales.

Los criterios concretos de conservación podrán depender del tipo de tratamiento y de la relación contractual.

En los servicios de automatización de documentos, los documentos originales pueden permanecer en el entorno de almacenamiento del propio cliente de acuerdo con su configuración y sus propias políticas de conservación.

Los sistemas tecnológicos utilizados durante el procesamiento pueden mantener determinados datos durante los períodos necesarios para proporcionar el servicio, garantizar su seguridad, cumplir obligaciones legales o gestionar incidencias, de acuerdo con las condiciones aplicables a cada proveedor.

No se establece en esta Política un plazo único de conservación para todos los tratamientos, dado que los períodos pueden variar según la naturaleza del servicio y la finalidad concreta.

15. Seguridad

Renata Spagnolo Consulting aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilícito, teniendo en cuenta la naturaleza, alcance, contexto y riesgos de cada tratamiento.

Las medidas concretas se determinarán de acuerdo con los riesgos existentes y podrán revisarse cuando cambien los sistemas, proveedores, servicios o naturaleza de los tratamientos.

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Renata Spagnolo Consulting no utiliza, en los tratamientos descritos en esta Política, sistemas de decisión automatizada destinados a producir efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre las personas físicas.

Los sistemas de inteligencia artificial utilizados en los servicios de automatización tienen como finalidad principal asistir en tareas de análisis, extracción, clasificación o estructuración de información.

La utilización de inteligencia artificial para procesar documentos no implica por sí misma la elaboración de perfiles de las personas cuyos datos puedan aparecer en dichos documentos.

17. Datos de terceros proporcionados por clientes

Cuando un cliente proporcione a Renata Spagnolo Consulting documentos que contengan datos personales de terceros, el cliente deberá asegurarse de que dispone de una base jurídica adecuada para proporcionar dichos datos y permitir su tratamiento para la finalidad correspondiente.

Cuando Renata Spagnolo Consulting actúe como encargada del tratamiento, tratará dichos datos siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y no los utilizará para finalidades propias incompatibles con dichas instrucciones.

Las obligaciones concretas de las partes se establecerán en el correspondiente contrato de encargo de tratamiento cuando resulte aplicable.

18. Derechos de las personas

Las personas cuyos datos sean tratados podrán ejercer, cuando resulte aplicable, los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos, incluyendo:

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• oposición;
• limitación del tratamiento;
• portabilidad;
• y el derecho a no ser objeto de determinadas decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, cuando resulte aplicable.

Para ejercer estos derechos puede enviarse una solicitud a: renata@renataspagnolo.com

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al solicitante y especificar el derecho que desea ejercer.

19. Derecho a presentar una reclamación

Las personas interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente si consideran que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa aplicable.

En España, la autoridad de control competente es:

• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
• C/ Jorge Juan, 6
• 28001 Madrid
• España

20. Comunicaciones comerciales

Renata Spagnolo Consulting podrá enviar comunicaciones relacionadas con servicios, propuestas o actividad profesional cuando exista una base jurídica que lo permita.

Cuando sea necesario, se solicitará previamente el consentimiento correspondiente.

Las personas destinatarias podrán oponerse a la recepción de comunicaciones comerciales en cualquier momento.

21. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de Renata Spagnolo Consulting podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares.

Cuando determinadas cookies requieran consentimiento, este se solicitará mediante el mecanismo correspondiente antes de su instalación.

La información específica sobre las cookies utilizadas, sus finalidades, duración y configuración se recogerá en la correspondiente Política de Cookies, cuando resulte aplicable.

22. Actualización de esta Política

Renata Spagnolo Consulting podrá modificar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legislativos, regulatorios, tecnológicos o en los servicios prestados.

La versión vigente será la publicada en esta página.

Cuando un cambio resulte relevante, se procurará informar de forma adecuada a las personas afectadas cuando así lo exija la normativa aplicable.

23. Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de datos personales o con esta Política de Privacidad puede contactar con:

• Nombre: Renata Fabiola Spagnolo
• Actividad: Renata Spagnolo Consulting
• NIF/NIE: Y8677691N
• Dirección: Calle Virgen del Pilar 45, 35012 Las Palmas de Gran Canaria, Las Palmas, España
• Correo electrónico: renata@renataspagnolo.com